Kearsipan : Pengertian, Tujuan, Peranan, Keunggulan dan Fungsinya

Kearsipan : Pengertian, Tujuan, Peranan, Keunggulan dan Fungsinya

Pengertian Kearsipan

Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan yaitu sejarah kearsipan ditinjau dari segi bahasa, Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief', dan dalam bahasa ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dan kata 'arche" berkembang mentadi kita “ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia" berubah Iagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan".

Sedangkan dalam bahasa latin, disebut “Archivum”, atau 'Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah "Arsip” sarnpai saat ini. Disamping pengertian kata Arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah Files (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah “Records", yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan, (Sedarmayanti, 2008:31-32).

Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

1. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan
2. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai perlengkapan.

Peranan kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai "pusat ingatan", sebagai "sumber informasi" dan "sebagai alat pengawasan" yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan "perencanaan", "penganalisaan", "pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.

Keunggulan dan Fungsi Kearsipan

1. Aktifitas kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar.
2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6. Sebagai alat pengingat
7. Sebagai alat penyimpanan warkat
8. Sebagai alat Bantu perpustakaan di kantor apabila memiliki perpustakaan
9. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
10. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.