Kearsipan : Pengertian, Tujuan, Peranan, Keunggulan dan Fungsinya
Pengertian Kearsipan
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan yaitu sejarah
kearsipan ditinjau dari segi bahasa, Secara etimologis istilah arsip dalam
bahasa Belanda yaitu "archief', dan dalam bahasa ingris disebut
"arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang
berarti permulaan. Kemudian dan kata 'arche" berkembang mentadi kita “ta
archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia" berubah Iagi
menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan".
Sedangkan dalam bahasa latin, disebut “Archivum”, atau
'Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai
istilah "Arsip” sarnpai saat ini. Disamping pengertian kata Arsip dalam
bahasa Indonesia, dikenal pula istilah Files (dari bahasa Latin Fillum, yang
berarti tali), dan istilah “Records", yang masih banyak dipergunakan dalam
kegiatan administrasi kearsipan, (Sedarmayanti, 2008:31-32).
Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
- Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan
- Menyiapkan surat setiap saat diperlukan
- Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai perlengkapan.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai "pusat
ingatan", sebagai "sumber informasi" dan "sebagai alat
pengawasan" yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan "perencanaan", "penganalisaan",
"pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian
informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh
sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar
haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Keunggulan dan Fungsi
Kearsipan
- Aktifitas kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar.
- Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
- Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
- Dapat dijadikan bahan dokumentasi
- Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
- Sebagai alat pengingat
- Sebagai alat penyimpanan warkat
- Sebagai alat Bantu perpustakaan di kantor apabila memiliki perpustakaan
- Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
- Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
No comments:
Post a Comment